10 vật dụng cần thiết mà một Thư ký tống đạt cần có

(Thừa phát lại 24h)-Hoạt động tống đạt của Thừa phát lại tuy là một hoạt động mang tính thủ tục, không đòi hỏi nhiều kỹ năng pháp lý nhưng nếu thực hiện không đúng quy định thì ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động xét xử của Tòa án, hoạt động thi hành án dân sự của Cơ quan thi hành án. Đây cũng là một mảng công việc có thể nói là rất khó khăn và vất vả bởi phải liên tục ở ngoài đường, gặp gỡ nhiều đương sự, liên hệ với nhiều cơ quan và bên cạnh đó là áp lực về thời hạn tống đạt cũng rất lớn. Sau đây là 10 vật dụng cần thiết mà các thư ký Thừa phát lại khi đi tống đạt cần có để hỗ trợ công việc của mình.

1. Văn bản về Thừa phát lại

   Đi tống đạt trong giai đoạn Thừa phát lại đang thực hiện thí điểm thật là khó khăn bởi một phần xuất phát từ chính đương sự, cán bộ, công chức hoặc cơ quan liên hệ lại không biết đến Thừa phát lại là ai, thủ tục tống đạt là như thế nào? Những lúc như vậy, mỗi thư ký tống đạt là một tuyên truyền viên về chủ trương thí điểm Thừa phát lại của Nhà nước.

  Ông bà ta đã có câu "Nói có sách, mách có chứng", thư ký tống đạt dù học giỏi luật đến đâu, học thuộc quy định pháp luật về Thừa phát lại đến mức nào thì cũng khó tránh được ánh mắt nghi ngờ của người đối diện. Xin kể câu chuyện có thật của người viết, cách đây chừng 2 năm khi đang là thư ký tống đạt cho văn phòng Thừa phát lại Quận 10-TP. HCM, tôi có đi tống đạt văn bản cho Chi cục thi hành án dân sự Huyện Hóc Môn đến 1 phường ở Quận 12. Do đương sự đã chuyển đi nơi khác nên tôi qua UBND phường liên hệ công chức Tư pháp để niêm yết văn bản. Tuy nhiên, anh công chức tư pháp này khăng khăng không đồng ý niêm yết vì cho rằng đương sự đã đi mất tiêu rồi thì còn dán văn bản lên làm gì!? Nhưng khi tôi đưa văn bản quy định về hoạt động tống đạt của Thừa phát lại, Luật thi hành án dân sự và chỉ rõ điều luật trong đó về tống đạt thì anh công chức này mới hiểu và đồng ý cho niêm yết.
  Kinh nghiệm rút ra, tốt nhất là vừa dẫn văn bản pháp luật vừa giải thích cho người đối diện thì hiệu quả công việc trong mọi mặt sẽ cao hơn.

2. Giấy giới thiệu, thẻ thư ký
  Dù hoạt động trong ngành nào đi nữa, khi chúng ta liên hệ công tác với các cơ quan, đơn vị khác thì cần thiết có giấy giới thiệu hoặc văn bản tương tự. Đối với Thư ký tống đạt, điều này là rất quan trọng bởi số lượng cơ quan, đơn vị liên hệ công tác trong 1 ngày tống đạt có khi lên đến con số 10. Giấy giới thiệu nên làm tối thiểu 2 bản, không ghi cụ thể tên cơ quan đến liên hệ mà nên để chung chung là Quý cơ quan, thời hạn của giấy giới thiệu nên để chung chung là đến khi hoàn thành nhiệm vụ, công việc. Tại sao nên làm như vậy? Bởi vì làm như vậy thì Giấy giới thiệu đó sẽ sử dụng được cho việc liên hệ với nhiều cơ quan, đơn vị và sử dụng được lâu dài hơn.
  Đối với các cơ quan mà thư ký đã liên hệ nhiều lần trước đó và quen mặt thì hầu như không cần phải xuất trình giấy giới thiệu, thẻ thư ký còn đa phần các trường hợp còn lại thì phải xuất trình. Ở một số cơ quan, đơn vị mà dễ chịu thì nếu như vì lý do gì đấy không xuất trình được giấy giới thiệu, thẻ thư ký thì có thể cho số điện thoại văn phòng để họ gọi về cơ quan kiểm tra, xác nhận nhưng đa số sẽ không làm như vậy. Bạn không muốn phải quay xe về văn phòng và trở lại cơ quan, đơn vị ấy 1 lần nữa chứ? Ở gần còn đỡ nhưng nếu ở cách xa hàng chục kilomet thì như thế nào?

3. Hộp lăn tay

  Hộp lăn tay được sử dụng trong trường hợp nào? Nếu các bạn để ý thì trong hoạt động công chứng, chứng thực, trường hợp không thể ký được (do không biết chữ, tay bị khuyết tật hoặc bị bệnh mà không ký được) thì sẽ cho lăn tay. Trong việc ký nhận văn bản tống đạt cũng vậy, nếu đương sự không ký nhận được mà đồng ý cho lăn tay vào biên bản ghi nhận việc nhận văn bản (biên bản tống đạt) thì cần có hộp lăn tay mang theo. Các bạn lưu ý là trường hợp này cần có người làm chứng (tổ trưởng dân phố, ban điều hành khu phố, công chức tư pháp, công an khu vực...). Một số tòa án cũng có thể yêu cầu việc xin dấu xác nhận của công an phường hoặc Ủy ban nhân dân phường trong trường hợp này để chặt chẽ hơn trong thủ tục tố tụng.

4. Băng dính (Keo dán)
  Băng dính đơn thuần được sử dụng trong trường hợp niêm yết văn bản. Một số thư ký đi tống đạt mà rơi vào trường hợp niêm yết thì thường bỏ văn bản vào thùng thư, ném vào qua cổng, nhét qua khe cửa, gửi lại người thân, hàng xóm... Thế thì đâu còn là niêm yết công khai. Một số thư ký viện lý do là dán lên nhà người ta nhìn kỳ lắm hoặc đương sự này khó tính, dán lên chắc bị chống đối. Hãy làm đúng thủ tục nhé! Nếu ai phản đối không cho niêm yết thì cứ ghi vào biên bản và không cần dán lên nữa mà mang về phường niêm yết, còn 1 bản văn bản không niêm yết được thì đính kèm biên bản tống đạt trả lại cơ quan ban hành.
5. Bìa nilong
  Tôi không biết nên gọi vật dụng này là gì nên tạm gọi là bìa nilong. Bìa này dùng để bọc văn bản sau đó mới niêm yết lên tường trong trường hợp trời mưa. Điều này có lẽ là sáng tạo riêng của Văn phòng Thừa phát lại Quận Bình Thạnh-TP.HCM nơi tôi từng công tác chứ chẳng có quy đinh nào về vấn đề này cả. Nếu bạn niêm yết văn bản lúc trời mưa mà không dùng biện pháp trên hoặc các biện pháp tương tự thì văn bản đó sẽ bị ướt, rơi hoặc bị rách rời. Đương sự sẽ không đọc được văn bản của cơ quan ban hành, quyền lợi của họ vì thế mà cũng bị ảnh hưởng.

6. Xe máy
  Tất nhiên rồi, đi tống đạt thì cần có xe máy để làm phương tiện đi lại. Tôi khuyên các bạn nên chọn dòng xe số cho lợi xăng. Phí tống đạt hiện nay có thể nói là vừa đủ hoặc không muốn nói là thiếu cho văn phòng Thừa phát lại trang trải hoạt động tống đạt ở văn phòng (máy móc, tiền in biên bản tống đạt, văn phòng phẩm cho thư ký...) và phụ cấp xăng xe cho Thư ký tống đạt. Vậy nên, một chiếc xe số là lựa chọn hợp lý cho dân tống đạt.

7. Áo mưa
  Không biết ở các địa phương khác tình hình thời tiết như thế nào chứ ở TP.HCM thì chuyện sáng nắng chiều mưa là bình thường. Thư ký tống đạt ở Tp. HCM vẫn truyền tai nhau rằng, đi tống đạt mà gặp trời mưa thì sướng, chỉ ngồi ở văn phòng chơi! Nhưng điều đó chỉ đúng trong trường hợp văn bản tống đạt ít, thời hạn tống đạt vẫn còn. Ngược lại thì dù trời mưa, các bạn cũng phải xách xe lên mà đi. Nhưng điều quan trọng mà tôi muốn nói ở đây là văn bản tống đạt cần phải được bảo quản tốt, tránh bị ướt để đảm bảo về mặt nội dung cũng như hình thức của nó.

8. Điện thoại có chức năng chụp hình

   Có liên quan gì chăng? Thời đại công nghệ thông tin phát triển thì công việc gì cũng có thể áp dụng những thành tựu đó cả! Tôi đã từng đi niêm yết nhiều văn bản mà người ký chứng kiến cho tôi (công an khu vực, công chức tư pháp, ban điều hành khu phố...) không nhất thiết phải đi theo do bận công việc. Họ yêu cầu tôi khi niêm yết văn bản phải chụp hình lại (có hình ảnh căn nhà, số nhà, văn bản niêm yết) thì sẽ ký giấy tờ cho. Hoặc một ví dụ khác, một số đương sự cố tình ký sai chữ ký của mình để gây khó dễ cho cơ quan ban hành văn bản tống đạt thì một bức hình hay 1 video ghi lại hình ảnh họ ký nhận sẽ hữu dụng về sau.
  Tôi cũng thường gặp một số trường hợp, đương sự do bận việc đi gấp mà không thể đợi mình ghi xong biên bản, họ ký nhận trước và nhận văn bản. Chúng ta có thể chụp hình lại văn bản rồi về bổ sung thêm vào nội dung biên bản tống đạt.
  Một chiếc điện thoại thông minh, có thể lướt web cũng rất hữu ích trong việc tìm địa chỉ ở các thành phố lớn.

9. Sổ ghi chép
  Sổ ghi chép sẽ giúp bạn ghi lại nhật ký tống đạt của mình. Điều này để làm gì? Để bạn đối chiếu với sổ sách ở văn phòng trong khâu tính tiền phụ cấp tống đạt (do đa phần các văn phòng đang áp dụng mức phụ cấp dựa trên số lượng văn bản thư ký đi tống đạt); ký giao nhận văn bản tống đạt; lưu lại thông tin của người cần tống đạt cho những lần tống đạt tiếp theo (số điện thoại, 1 địa chỉ liên hệ khác...) hoặc ghi chép những lưu ý khác.

10. Card visit hoặc tờ giới thiệu về Thừa phát lại

  Như trên tôi đã đề cập, để hoạt động thí điểm thành công, mỗi thư ký tống đạt phải là một tuyên truyền viên về chế định Thừa phát lại, góp phần vào công cuộc tuyên truyền chế định đến với người dân. Hiện nay, các địa phương được lựa chọn thí điểm chế định Thừa phát lại đều được cấp phát ngân sách để in ấn tờ giới thiệu về chế định Thừa phát lại và các văn phòng đều đã được trang bị miễn phí tài liệu này. Quan trọng hơn hết, nếu như người dân sau khi được bạn tuyên truyền về chế định mà có nhu cầu sử dụng dịch vụ ở văn phòng thì Sếp của bạn sẽ đánh giá cao năng lực và công việc của bạn, đồng thời đi kèm với đó là những phần thưởng bất ngờ!
Đức Hoài (VP Thừa phát lại Thủ Đức)
Liên hệ: 0906 311 132