Đăng ký vi bằng, mỗi nơi mỗi kiểu?

(Thừa phát lại 24h)-Trong thời gian vừa qua, Văn phòng Thừa phát lại Quận Thủ Đức đã tiếp nhận một số thắc mắc cần trao đổi về thủ tục đăng ký vi bằng từ các anh chị em đồng nghiệp Thừa phát lại và đặc biệt là một số cán bộ trong Sở Tư pháp tại các địa phương mới thí điểm chế định Thừa phát lại giai đoạn 2 (ngoài địa bàn TP.HCM). Nội dung cần trao đổi chủ yếu xoay quanh 2 câu hỏi:

- Hồ sơ đăng ký vi bằng gồm những tài liệu gì?

- Vi bằng giao cho khách trước hay sau khi đã đăng ký?

Hình ảnh minh họa văn phòng Thừa phát lại

Về vấn đề này, Văn phòng Thừa phát lại Q.Thủ Đức có một số ý kiến trao đổi cùng các anh chị em đồng nghiệp trong nghề Thừa phát lại nói riêng và các anh chị em cùng công tác trong ngành tư pháp nói chung:

Trước hết, phải khẳng định, các câu hỏi trên nên được gửi đến Sở Tư pháp mà cụ thể là Phòng bổ trợ tư pháp (đầu mối tiếp nhận hồ sơ đăng ký vi bằng) ở các địa phương đang thí điểm chế định Thừa phát lại. Thủ tục đăng ký vi bằng được pháp luật quy định còn khá sơ sài, chưa cụ thể nên khi thực hiện trên thực tế, Sở Tư pháp mỗi địa phương có những hướng dẫn riêng về thủ tục này. 

(*) VỀ MẶT QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT:

- Khoản 4, khoản 5 Điều 26 Nghị định 61/2009/NĐ-CP quy định: 

"4. Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng.

5. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại."

- Khoản 9 Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 5 Điều 26 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP quy định như sau: 

"Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này; vi bằng không được gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định này. Việc từ chối phải được thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng trong đó nêu rõ lý do từ chối đăng ký.

Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp”.

Trên đây là toàn bộ quy định pháp luật về thủ tục đăng ký vi bằng từ trước đến nay. Các văn bản hướng dẫn các Nghị định trên không có quy định nào quy định chi tiết hơn về vấn đề này.

Hình ảnh Thừa phát lại Q.Thủ Đức lập vi bằng kiểm kê tài sản

(**) TỔNG HỢP THỰC TIỄN:

- TP.HCM: 

+ Ở TP.HCM, hồ sơ đăng ký vi bằng gồm 1 bản chính vi bằng (trong đó bao gồm cả tài liệu đính kèm vi bằng: Hình ảnh, đĩa DVD...) cùng 2 bản biên nhận đăng ký vi bằng. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (Phòng bổ trợ tư pháp- Sở Tư pháp TP.HCM) đăng ký vi bằng sau khi kiểm tra hồ sơ vi bằng thấy hợp lên thì vào sổ đăng ký vi bằng và trả cho văn phòng Thừa phát lại 1 biên nhận đăng ký vi bằng. Tức rằng, việc đăng ký ở đây được thực hiện trực tiếp.

+ Vi bằng giao cho khách trước khi được đăng ký tức rằng, sau khi vi bằng được lập xong thì giao ngay 1 bản chính cho người yêu cầu lập vi bằng.

- VĨNH PHÚC:

Trưởng văn phòng Thừa phát lại Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc cho biết cả 2 vấn đề được nêu được giải quyết tương tự như thủ tục đăng ký vi bằng tại TP.HCM.

- BÌNH DƯƠNG:
Giải quyết tương tự TP.HCM. Tuy nhiên, đại diện một văn phòng Thừa phát lại ở Bình Dương cung cấp thêm thông tin là văn phòng đăng ký vi bằng thông qua con đường chuyển phát nhanh.

- TIỀN GIANG:
Qua trao đổi với một đồng nghiệp tại Tiền Giang thì đi đăng ký phải bao gồm 3 bản chính vi bằng. Sau khi đăng ký xong thì mới giao vi bằng cho người yêu cầu.

- ĐỒNG NAI:

Chúng tôi chưa liên hệ được với Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai và các văn phòng Thừa phát lại ở địa bàn tỉnh Đồng Nai khi viết bài viết này. Tuy nhiên, Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai có ban hành Thông báo số 14/TB-STP ngày 25/04/2014 về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị đăng ký vi bằng của các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh. Theo đó, có 2 nội dung đáng trao đổi như sau:

- Hồ sơ đăng ký vi bằng bắt buộc có 3 bản chính vi bằng;

- Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Vào các ngày thứ 2 và thứ 5 hàng tuần (sáng: từ 7h00 đến 11h30, chiều: từ 13h00 đến 16h30).

Tức rằng, vi bằng lập xong chưa thể giao ngay cho người yêu cầu. Và đặc biệt, thời gian đăng ký vi bằng không bao gồm ngày thứ 6-là 1 ngày làm việc theo quy định pháp luật. 

Việc đi đăng ký vi bằng phải bao gồm 3 bản vi bằng, theo quan điểm riêng của người viết là chưa phù hợp với tinh thần khoản 4 Điều 26 Nghị định 61/2009/NĐ-CP khi điều khoản này quy định chỉ phải gửi 1 bản chính vi bằng để đi đăng ký tại Sở Tư pháp theo quy định.

Thêm nữa, việc không cho văn phòng Thừa phát lại đăng ký vi bằng vào các ngày làm việc còn lại (thứ 3, thứ 4, thứ 6) là trái quy định pháp luật, khống chế, rút ngắn, hạn chế thời gian đăng ký vi bằng so với quy định hiện hành, đặc biệt là khi pháp luật quy định "Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp" và vi bằng phải được đăng ký trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày lập.

Lấy ví dụ: Vi bằng của văn phòng Thừa phát lại Biên Hòa lập vào ngày thứ ba tuần này thì hạn cuối phải đăng ký theo luật là đến hết giờ làm việc buổi ngày của ngày thứ sáu cùng tuần. Nhưng nếu thực hiện theo văn bản trên của Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai thì Văn phòng Thừa phát lại Biên Hòa phải đăng ký vi bằng đã lập chỉ trong giờ làm việc buổi ngày của ngày thứ năm trong tuần. Văn phòng không thể đăng ký vào ngày thứ 6, còn nếu đăng ký vào ngày thứ hai tuần sau thì vi bằng không hợp lệ theo quy định pháp luật về Thừa phát lại.

Hình minh họa vi bằng

Một vấn đề mà không biết các địa phương khác có gặp phải hay không nhưng 1 cán bộ tiếp nhận hồ sơ đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp TP.HCM tâm sự rằng, trước đây khi chưa giao cho Sở Tư pháp có thẩm quyền từ chối đăng ký vi bằng của Thừa phát lại thì việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký rất suôn sẻ, nhưng với sự ra đời của Nghị định 135/2013/NĐ-CP quy định thẩm quyền của Sở Tư pháp được từ chối đăng ký vi bằng của Thừa phát lại với các lý do khá chung chung như "phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này... và không có bất kỳ văn bản nào hướng dẫn chi tiết hơn về vấn đề này thì việc đăng ký vi bằng thực hiện chỉ tạm thời. Tạm thời như thế nào? Sở Tư pháp khi nhận vi bằng đến đăng ký sẽ không ký nhận đã đăng ký và vào sổ đã đăng ký ngay mà chỉ dám vào sổ tạm, cho số đăng ký tạm và kèm theo dòng chữ đại loại "tạm nhận hồ sơ đăng ký vi bằng, chờ kiểm tra theo quy định pháp luật!!!???".

Đức Hoài (Thư ký nghiệp vụ văn phòng Thừa phát lại Q.Thủ Đức)

========================================

Mọi sự quan tâm hay yêu cầu hỗ trợ về Thừa phát lại, xin vui lòng  liên hệ:

                        VĂN PHÒNG THỪA PHÁT LẠI QUẬN THỦ ĐỨC

ĐỊA CHỈ: 41 Nguyễn Văn Bá, Phường Bình Thọ, Quận Thủ Đức, TP.Hồ Chí Minh

HOTLINE: 01234 112 115   -   0906 311 132

ĐIỆN THOẠI: (84 8) 228 198           FAX: (84 8) 37 228 126

EMAIL: vanphongthuaphatlai@gmail.com

ĐẶT CÂU HỎI TẠI MẠNG XÃ HỘI: https://www.facebook.com/vanphongthuaphatlai